Kafe ve Masa Rezervasyon Sistemi: Aynı Masa İki Kez Verilmesin

Kafelerde rezervasyon çoğu zaman restoranlardaki kadar resmi değildir: bir doğum günü masası, hafta sonu kahvaltısı için birkaç kişilik grup, bir maç akşamı ya da canlı müzik gecesi. Bu yüzden birçok kafe rezervasyonu mesajlaşma uygulamasından gelen bir yazışmayla ya da bir deftere düşülen notla yönetir. Yoğunluk arttığında ise aynı masa iki kez verilir, gelmeyen grup için masa boş bekler, gelen misafir yer bulamaz.

Kafelerde rezervasyonun kendine özgü yanları

• Kısa süreli oturumlar: Restorana göre masa daha sık el değiştirir; rezervasyonun ne kadar süreceğini bilmek, masanın ardından başka bir gruba verilip verilemeyeceğini belirler.
• Belirli saatlerde yoğunluk: Hafta sonu kahvaltısı, akşam saatleri ya da etkinlik geceleri kapasitenin tamamen dolduğu zamanlardır.
• Grup rezervasyonları: Doğum günü, kutlama ya da iş toplantısı gibi gruplar birden fazla masanın birleştirilmesini gerektirir.
• Rezervasyonsuz misafir: Kafelerin önemli bir kısmı kapıdan gelen misafirle yaşar; rezervasyon sistemi bu misafiri dışlamamalıdır.

Masa rezervasyon sistemi ne yapar?

Tek takvim, tek masa planı

Mesaj, telefon, sosyal medya ya da web sitesi; rezervasyon hangi kanaldan gelirse gelsin aynı takvime düşer. Masa planı üzerinde hangi masanın hangi saatte dolu olduğu görünür. Aynı masanın iki gruba verilmesi bu sayede ortadan kalkar.

Süreye göre masa yönetimi

Kahvaltı, akşam ya da etkinlik için tahmini oturma süreleri tanımlandığında, sistem bir masanın ne zaman yeniden müsait olacağını hesaplar. Böylece yoğun bir günde aynı masa planlı şekilde iki ya da üç kez kullanılabilir.

Çevrim içi rezervasyon

Misafir, kafenin web sitesinden ya da sosyal medya profilindeki bağlantıdan uygun saati görüp kendi rezervasyonunu yapabilir. Personel rezervasyon almak için işini bırakmak zorunda kalmaz.

Onay ve hatırlatma mesajları

Rezervasyonun ardından gönderilen onay ve rezervasyon saatinden önce gönderilen hatırlatma, gelmeyen grup sayısını azaltır. Misafirin tek dokunuşla iptal edebilmesi, masanın son dakikada başka birine verilmesini sağlar.

Grup ve etkinlik rezervasyonları

Kalabalık gruplar için masa birleştirme, ön sipariş notu ya da kapora bilgisi rezervasyona eklenebilir. Pasta, süsleme ya da özel menü gibi talepler kaybolmaz; o gün çalışan personel de ne hazırlanacağını bilir.

Misafir kaydı

Sık gelen misafirlerin adı, tercih ettiği masa ya da özel notları kaydedildiğinde, onlara tanındıklarını hissettiren bir hizmet verilebilir. Daha önce haber vermeden gelmeyen misafirler de bu kayıt sayesinde görünür hale gelir.

Geçişi kolaylaştırmak için

1. Önce masa planını ve masa kapasitelerini çıkarın.
2. Kahvaltı, öğle, akşam ve etkinlik için ortalama oturma sürelerini belirleyin.
3. Rezervasyonun hangi kanallardan alınacağına karar verin ve bütün kanalları aynı takvime bağlayın.
4. İlk haftalarda eski düzeni yedek olarak tutun; personel alıştıkça çevrim içi rezervasyonu öne çıkarın.

Restoranlara özel rezervasyon düzenini bu yazıda, randevuya ya da rezervasyona gelmeyen misafiri azaltmanın yollarını ise bu yazıda anlattık.